Userverwaltung

Inhaltsverzeichnis - User-Daten - User-Verwaltung - Organisations-Verwaltung - Sonstiges

3.1 Allgemeines zur User-Verwaltung

Der Bereich User-Verwaltung ist das Kernstück der Anwendung, hier können Sie nach bestehenden
Usern suchen, deren Daten verwalten und neue User anlegen.

3.2 User-Verwaltung - User suchen

Hier können Sie nach Usern im CNT suchen. Nach folgenden Begriffen kann gesucht werden:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Displayname
• Institution (Drop-Down Menü)
• Logonname 
• Email

Als Platzhalter können sie * in dem Suchbegriff verwenden. Falls Ihre Suchabfrage Ergebnisse liefert,
erhalten Sie eine Liste der User, ansonsten erhalten Sie eine Meldung, dass keine User gefunden
wurden. Bei Suchergebnissen mit mehr als 50 Treffern erhalten Sie die ersten 50 Benutzer und eine
Nachricht, dass noch weitere Ergebnisse vorhanden sind. Schränken Sie Ihre Suchergebnisse evtl.
weiter ein.

Zu jedem User können Sie sich Details anzeigen lassen. Voraussetzungen dafür sind:

• Sie müssen mindestens über Administrator-Rechte für eine Institution verfügen
• Der User ist einer Institution zugewiesen, für die Sie Administrator-Rechte besitzen
• Der User ist keiner Institution zugewiesen oder deaktiviert

3.3 User-Verwaltung - User neu anlegen

Mit dieser Maske können Sie einen neuen User inklusive E-Mail-Adresse anlegen.

Folgende Felder können Sie ausfüllen (Pflichtfelder sind mit *gekennzeich:

• Vorname *
• Nachname *
• Geburtsdatum
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Displayname
• Institution
• Mailbox anlegen *

Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.

Im Feld "Institution" können Sie den User einer der Institutionen zuweisen, für die Sie als Administrator
berechtigt sind. Sobald der User einer Institution zugewiesen ist, haben Sie für diesen User in weiterer
Folge Änderungsberechtigungen.
Die Angabe des Geburtsdatums ist Voraussetzung für die Vergabe von Berechtigungen an den
jeweiligen User.
Durch die Auswahl unter "Mailbox anlegen" haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob nur ein User
generiert werden soll ("keine Adresse") oder zusätzlich zum User ein Postfach am CNT-Mailserver
angelegt wird ("CNT Email anlegen" - nur für CNT-Kunden). Sollte der anzulegende User bereits eine
Emailadresse besitzen, können Sie diese mit der Auswahl von "externe Adresse eintragen" im nächsten
Schritt angeben.
Sollten Sie alle Felder korrekt befüllt haben, klicken Sie auf den Button "weiter".

Im zweiten Schritt der Useranlage bekommt der neue User bekommt automatisch einen Logonnamen zugewiesen, der sich aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und des ganzen Nachnamens (zB h.moser) zusammensetzt. Existiert dieser Logonname bereits, wird diesem ein Buchstabe des Vornamens hinzugefügt (zB ha.moser). Sollten bereits alle Buchstabenmöglichkeiten ausgeschöpft sein, erhält der Logonname zusätzlich eine fortlaufende Nummerierung (zB hans.moser1). Sie können diesen Logonnamen auch ändern. Bei der Useranlage wird automatisch überprüft, ob der Logonname eindeutig ist.

Wenn Sie in der vorherigen Maske eine Institution ausgewählt haben, können Sie im Drop-Down-Feld entweder die vorgeschlagene Maildomain (zB absam.at) oder alternativ die Maildomain cnt.at wählen. Voraussetzung ist, dass in der Organisations-Verwaltung eine Maildomain für diese Institution angegeben wurde. Beachten Sie dabei, dass der Logonname immer eindeutig sein muss, egal welche Maildomain verwendet wird.

Sie können nun durch Klick auf "User anlegen" das Postfach und den User anlegen. Nach der Useranlage erhalten Sie ein Mail mit folgendem Inhalt:

--------------------------------------

Sg. Frau/Herr Oberhofer Gottfried!
Der von Ihnen angeforderte Account wurde angelegt:

Daten:
Username:h.moser
Email: h.moser@cnt.at
Password: 7497f0

mfg Ihr CNT Support Team

--------------------------------------

3.4 User-Verwaltung - User Details anzeigen

Es gibt zwei Möglichkeiten, für die Detailansicht von Usern:

1. Bei Suche eines Users
2. Bei Neuanlage eines Users

Hier ist anzumerken, daß Details

• nur zu Usern ohne Gruppen- und Institutionszugehörigkeit
• deaktivierten Usern
• und den Ihrer Institution zugeordneten Usern

anzeigbar sind.

zu 1.

Durch Klick auf Details erhalten Sie eine Detailansicht des Users. Je nach Berechtigung können Sie folgende Funktionen ausführen:

3.5 User Daten ändern
3.6 Passwort ändern
3.7 User deaktivieren
3.8 Gruppenzugehörigkeit ändern
3.9 User löschen

Nähere Informationen finden Sie in den Beschreibungen.

zu 2.

Ausgehend von Punkt 3.3 gelangen Sie bei Klick auf "User anlegen" zu dieser Ansicht. Sie erhalten die Detailansicht des Users, welche im Grunde mit der allgemeinen Detailansicht übereinstimmt (siehe 3.5). Im Gegensatz zur allgemeinen Detailansicht erhalten Sie aber zusätzlich ein Feld mit dem Passwort des Users, sowie die Möglichkeit, den User per Button "User löschen" zu löschen (zB. bei Falschanlage - Funktionsweise siehe 3.9). User können zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr direkt vom Administrator gelöscht werden.

3.5 User-Verwaltung - User Daten ändern

Folgende Informationen können Sie lesen und teilweise auch ändern

• Vorname (ändern)
• Nachname (ändern)
• Geburtsdatum (ändern)
• Telefonnummer (ändern)
• Mobiltelefonnummer (ändern)
• Displayname (ändern)
• Institution (ändern)
• CNT-ID (lesen)
• Logonname (lesen)
• Email Adresse (lesen)
• DistinguishedName (lesen)
• Erstellungsdatum (lesen)
• Änderungsdatum (lesen)

Falls Sie einen User ohne Gruppen- und Institutionszugehörigkeit bzw. einen deaktivierten User ausgewählt haben (siehe 3.7), können Sie ihn Ihrer Institution hinzufügen, indem Sie im Feld "Institution" die gewünschte Institution auswählen.

Durch Klick auf "Speichern" können Sie vorgenommene Änderungen sichern.

3.6 User-Verwaltung - Passwort ändern

Geben Sie in das entsprechende Feld das Passwort ein und klicken Sie auf "ändern".
Sie werden nochmals gefragt, ob Sie das Passwort ändern wollen, wenn Sie dies bestätigen wird das Passwort geändert und die Detailansicht um das Informationsfeld "Passwort" erweitert. Das neue Passwort wird in der Benutzerdetailansicht noch mal angezeigt. Bei einem erneuten Aufrufen der Benutzerdetails wird das Feld Passwort wieder ausgeblendet.

Der betroffene User erhält nach der Änderung folgendes Verständigungsmail:

Sg. Frau/Herr Nachname Vorname!

 Ihr Passwort wurde erfolgreich geändert.
 Die Änderung wurde von Name Admin durchgeführt.

mfg Ihr CNT Support Team

3.7 User-Verwaltung - User deaktivieren ("Disable User")

Wenn Sie für einen User nicht mehr zuständig sind (zB. Sekretär wechselt die Gemeinde) können Sie durch Klick auf den Button "Disable User" den User deaktivieren. Sobald ein User deaktiviert ist hat ein anderer Administrator die Möglichkeit diesen User seiner Institution zuweisen (per User Daten ändern, siehe 3.5). Weiters hat der Administrator somit die Möglichkeit, die Löschung eines Accounts einzuleiten, da nach einem bestimmten Zeitraum (12 Wochen) deaktivierte Accounts gelöscht werden.(siehe auch 3.10 ).

3.8 User-Verwaltung - Gruppenzugehörigkeit ändern

Hier können Sie User verschiedenen Gruppen zuweisen. Je nach Typ der Institution sind dieser standardmäßig unterschiedliche Gruppen zugeordnet.

Ist ein User Mitglied einer Gruppe, so erhält dieser entsprechende Berechtigungen auf die der Gruppe zugehörigen Applikation. Sie können ihre User jederzeit aus den zugewiesenen Gruppen entfernen.
Standardmäßig ist sind User im CNT keiner Gruppe zugeordnet. 

Ihr User muss mindestens einer Administratoren-Gruppe angehören um User den jeweiligen Gruppen zuweisen zu können. Vorraussetzung für die Aufnahme ihres User in eine Administratoren-Gruppe ist eine gültige, unterschriebene Portalverbundvereinbarung.

3.9 User-Verwaltung - User löschen

User können grundsätzlich nur zentral gelöscht werden. Ausnahme: nach der Anlage eines neuen Users kann dieser wieder gelöscht(siehe 3.4 - zB bei Falschanlage).

Zu einem späteren Zeitpunkt kann ein User nur noch über einen Klick auf den Button "Disable User" von Ihnen "gelöscht" werden. Der User wird im ersten Schritt deaktiviert, wird aber weiterhin als ihrer Institution zugehörig angezeigt. Sollte innerhalb von 12 Wochen kein anderer Administrator den deaktivierten Benutzer seiner Institution zuordnen, so wird dieser unwiderruflich gelöscht.

3.10 User-Verwaltung - Email warten

Sollten Ihnen auffallen, dass Ihrem User keine oder eine falsche Email Adresse zugeordnet ist, so können Sie diesen Umstand über die Funktion "Email warten" ändern.

Falls Ihrem User keine Email Adresse zugeordnet ist, können Sie unter "Email warten" seine bestehende Email Adresse eintragen und durch Klick auf "Adresse ändern" diese Email Adresse Ihrem User zuordnen.
CNT-Kunden haben zusätzlich die Möglichkeit unter "CNT Postfach warten" einem User ein Postfach auf dem CNT-Mailserver anzulegen (diese Postfachanlage ist auch bereits bei der User Anlage möglich - siehe 3.3). Der Zugriff auf dieses neu angelegte CNT-Postfach ist über die Portal Tirol Zugangsdaten des jeweiligen Users möglich (nähere Infos).
Sollte ein User über ein CNT-Postfach verfügen, so kann zu diesem CNT-Postfach ein Alais definiert werden zB kann zu einer persönlichen Mailadresse (zB m.muster@testgemeinde.tirol.gv.at)  eine Funktions-Mailadresse definiert werden (zB kassa@testgemeinde.tirol.gv.at).

Das Löschen der zugewiesenen Mailadresse bzw. des CNT-Postfaches ist über die Funktionen "Adresse löschen" bzw. " Postfach löschen" möglich. Vorsicht: beim Ausführen der Funktion "Postfach löschen" wird das CNT-Postfach samt Inhalt unwiderruflich gelöscht.