Inhaltsverzeichnis - User-Daten - User-Verwaltung - Organisations-Verwaltung - Sonstiges
3.1 Allgemeines zur User-Verwaltung
Der Bereich User-Verwaltung ist das Kernstück der Anwendung, hier können Sie nach bestehenden
Usern suchen, deren Daten verwalten und neue User anlegen.
3.2 User-Verwaltung - User suchen
Hier können Sie nach Benutzern im TSN suchen. Nach folgenden Begriffen kann gesucht werden:
- Vorname
- Nachname
- Geb. Datum (Rollenabhängig)
- Personalnummer (Rollenabhängig)
- TSN ID: (Rollenabhängig)
- Tel. Nr.
- Mobil Nr.
- Displayname
- Institution (Drop-Down Menü)
- Logonname
- Email
Als Platzhalter können sie * in dem Suchbegriff verwenden. Falls Ihre Suchabfrage Ergebnisse liefert,
erhalten Sie eine Liste der Benutzer, ansonsten erhalten Sie eine Meldung, dass keine Benutzer
gefunden wurden. Bei Suchergebnissen mit mehr als 200 Treffern erhalten Sie die ersten 200 Benutzer
und eine Nachricht, dass noch weitere Ergebnisse vorhanden sind. Schränken Sie Ihre Suchergebnisse
evtl. weiter ein.
Zu jedem Benutzer können Sie sich Details anzeigen lassen (siehe 3.4). Voraussetzungen dafür sind:
- Sie müssen mindestens über globale Kustodenberechtigung verfügen (siehe 3.8)
- Der User ist einer Institution zugewiesen, für die Sie Kustodenberechtigung besitzen
- Der User ist keiner Institution zugewiesen
Durch Klick auf "User Suchen" können Sie nochmals suchen, die vorher gesetzten Suchparameter
werden übernommen.
3.3 User-Verwaltung - User neu anlegen
Mit dieser Maske können Sie einen neuen User inklusive E-Mail-Adresse anlegen. Bei der Neuanlage von Usern haben Sie - abhängig vom Schultyp - folgende Auswahlmöglichkeiten:
- LandeslehrerIn
- Sonstige Landesbedienstete (bspw. Landesbedienstete in der Schulverwaltung)
- BundeslehrerIn
- Schüler
- Sonstige User (bspw. Schulwart, Schulpsychologe)
3.3.1 Neuanlage - LandeslehrerIn und Sonstige Landesbedienstete
Die Stammdaten von "LandeslehrerIn" und "Sonstige Landesbedienstete" in der TSN-Userverwaltung werden künftig mit den Daten der Schulverwaltung abgeglichen bzw. aktualisiert. Durch Eingabe der Personalnummer (bei "Sonstigen Landesbediensteten" ist auch die Angabe der Institution erforderlich) werden die gewünschten Stammdaten abgerufen und der User kann nach Überprüfung der Daten angelegt werden.
Die laufende Aktualisierung der Personenstammdaten erfolgt automatisiert. Die Wartung folgender Standardinformationen wird somit vom System eigenständig durchgeführt:
- Stammdaten der Schule (Bezeichnung, Adresse etc)
- Stammdaten der Lehrer (Namensänderung, Schulzugehörigkeit, Pensionierung, Austritt etc.)
- Gruppenzugehörigkeiten (Direktionen, Lehrer etc.)
Die automatische Synchronisation (Abgleich der Daten mit "führenden" Systemen) ist eine zentrale Funktion und kann nur durch Mitarbeiter der DVT gesteuert werden.
3.3.2 Neuanlage - BundeslehrerIn
Für die Neuanlage von BundeslehrerInnen steht vorerst kein "führendes" System zum Datenabgleich zur Verfügung. Folgende Felder sind daher bei einer Neuanlage auszufüllen:
- Vorname *
- Nachname *
- Geb. Datum
- Personalnummer *
- Institution
Die Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
Bei der Anlage eines SchülerIn-Accounts können Sie folg. Felder ausfüllen:
- Vorname *
- Nachname *
- Geb. Datum
- Institution
- Mailbox anlegen
Die Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
Für die Portalfähigkeit eines Users ist die Eingabe des Geburtsdatums erforderlich.
Im Feld "Institution" können Sie dem User eine der Institutionen vergeben, für die Sie als Kustode
berechtigt sind. Sobald der User einer Institution zugewiesen ist, haben Sie für diesen User in weiterer
Folge Änderungsberechtigungen (siehe 3.5).
Sollten Sie alle Felder korrekt befüllt haben, klicken Sie auf den Button "weiter".
3.3.4 Neuanlage - Sonstigen User
Bei der Anlage eines Sonstigen Users können Sie folg. Felder ausfüllen:
- Vorname *
- Nachname *
- Geb. Datum
- Institution
- Mailbox anlegen
Die Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
Mit dem Usertyp "Sonstige" werden bspw. Accounts für NICHT-Pädagogen (Schulpsychologen, Schulwart etc.) angelegt.
Für die Portalfähigkeit eines Users ist die Eingabe des Geburtsdatums erforderlich.
Im zweiten Schritt der Useranlage können Sie die E-Mail-Adresse des Users modifizieren. Der neue User
bekommt automatisch einen Logonnamen zugewiesen, der sich aus dem ersten Buchstaben des
Vornamens und des ganzen Nachnamens (zB r.ploner) zusammensetzt. Existiert dieser Logonname
bereits, wird diesem ein Buchstabe des Vornamens hinzugefügt (zB re.ploner). Sollten bereits alle
Buchstabenmöglichkeiten ausgeschöpft sein, erhält der Logonname zusätzlich eine fortlaufende
Nummerierung (zB rene.ploner1). Sie können diesen Logonnamen auch ändern. Bei der Useranlage wird automatisch überprüft, ob der Logonname eindeutig ist.
Wenn Sie in der vorherigen Maske eine Institution ausgewählt haben, können Sie im Drop-Down-Feld
entweder die vorgeschlagene Domain (zB grillhof.at) oder alternativ die Domain tsn.at wählen.
Voraussetzung ist, dass in der Schul-Verwaltung eine Domain für diese Institution angegeben wurde
(siehe 4.2). Beachten Sie dabei, dass der Logonname immer eindeutig sein muss, egal welche Domain
verwendet wird.
Sie können nun durch Klick auf "User anlegen" das Postfach und den Benutzer anlegen. Nach der
Useranlage erhalten Sie ein Mail mit folgendem Inhalt:
--------------------------------------
Sg. Frau/Herr Nachname Vorname!
Der von Ihnen angeforderte Account wurde angelegt:
Daten:
Username: a.schueler
Email: a.schueler@tsn.at
Password: 12asd3
mfg Ihr TSN Support Team
--------------------------------------
3.4 User-Verwaltung - User Details anzeigen
Es gibt zwei Möglichkeiten, in diese Ansicht zu gelangen, wobei es zwar geringfügige, aber
entscheidende Unterschiede gibt:
- Bei Suche eines Users
- Bei Neuanlage eines Users
zu 1.
Durch Klick auf Details erhalten Sie eine Detailansicht des Benutzers. Je nach Berechtigung können Sie
folgende Funktionen ausführen:
3.5 User Daten ändern
3.6 Passwort ändern
3.7 Schulzuordnung aufheben
3.8 Gruppenzugehörigkeit ändern
3.9 User löschen
Nähere Informationen finden Sie in den Beschreibungen.
zu 2.
Ausgehend von Punkt 3.3 gelangen Sie bei Klick auf "User anlegen" zu dieser Ansicht. Sie erhalten die
Detailansicht des Benutzers, welche im Grunde mit der allgemeinen Detailansicht übereinstimmt (siehe
oben).
Im Gegensatz zur allgemeinen Detailansicht erhalten Sie zusätzlich ein Feld mit dem Passwort des
Users, sowie die Möglichkeit, den User per Button "User löschen" zu löschen (zB bei Falschanlage -
Funktionsweise siehe 3.10). User können zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr direkt vom Kustoden
gelöscht werden.
3.5 User-Verwaltung - User Daten ändern
Folgende Informationen können Sie lesen und teilweise auch ändern
- User Typ (lesen)
- Nachname (lesen)
- Vorname (ändern)
- Displayname (ändern)
- Institution (ändern)
- Personalnummer (lesen)
- Logonname (lesen)
- Email (lesen)
- DistinguishedName (lesen)
- Erstellungsdatum (lesen)
- Änderungsdatum (lesen)
Wenn Sie den Usertyp ändern, wird automatisch die Gruppenzugehörigkeit aktualisiert (zB Änderung
von SchülerIn auf Sonstige --> Gruppenänderung von Schueler703401 auf Sonstige703401; siehe 3.8 ).
Falls Sie einen User ohne Gruppen- und Institutionszugehörigkeit ausgewählt haben, können Sie ihn
Ihrer Institution hinzufügen, indem Sie im Feld "Institution" die gewünschte Schule auswählen.
Durch Klick auf "Speichern" können Sie vorgenommene Änderungen sichern.
3.6 User-Verwaltung - Passwort ändern
Geben Sie in das entsprechende Feld das Passwort ein und klicken Sie auf "Änderung durchführen".
Sie werden nochmals gefragt, ob Sie das Passwort ändern wollen, wenn Sie dies bestätigen wird das
Passwort geändert und die Detailansicht um das Informationsfeld "Passwort" erweitert. Das neue
Passwort wird in der Benutzerdetailansicht noch mal angezeigt. Bei einem erneuten Aufrufen der
Benutzerdetails wird das Feld Passwort wieder ausgeblendet.
Der betroffene User erhält nach der Änderung folgendes Verständigungsmail:
Sg. Frau/Herr Nachname Vorname!
Ihr Passwort wurde erfolgreich geändert.
Die Änderung wurde von Name Kustos durchgeführt.
mfg Ihr TSN Support Team
3.7 User-Verwaltung - Schulzuordnung aufheben
Wenn Sie für einen Benutzer nicht mehr zuständig sind können Sie durch Klick auf den Button "Schulzuordnung aufheben" den Benutzer freigeben. Dadurch kann ein anderer Kustos diesen Benutzer seiner Institution zuzuweisen (Per Suchfunktion, siehe 3.2). Weiters hat der Kustode somit die Möglichkeit, die Löschung eines Accounts einzuleiten, da nach einem bestimmten Zeitraum Accounts ohne Schulzuordnung gelöscht werden (siehe auch 3.10 ).
3.8 User-Verwaltung - Gruppenzugehörigkeit ändern
Hier können Sie Benutzer verschiedenen Gruppen zuweisen. Jede Institution hat standardmäßig
folgende Gruppen:
- Direktionen
- Kustoden
- Lehrer
- Schueler
- Sonstige
- Webadmin
- Webmaster
Standardmäßig ist jeder User in der globalen Gruppe "TsnUsers". Voraussetzung für die Berechtigung,
als lokaler Kustode in der Anwendung zu agieren, ist eine Mitgliedschaft in der globalen Gruppe
"Kustoden". Diese Berechtigungen werden zentral von der DVT vergeben. Wenn Sie ein Kustode sind,
und noch nicht über diese Berechtigung verfügen, wenden Sie sich bitte an den TSN-Support.
Bei entsprechender Berechtigung weisen Sie Usern eine oder mehrere lokale Gruppen zu. Entfernt ein
Kustode ein Recht für eine Institution, die nicht seine Stamminstitution ist, wird das lokale Gruppenrecht nicht nur deaktiviert, sondern gelöscht, und kann nur zentral wieder vergeben werden. (zB wenn Sie für zwei Schulen als Kustode lokal eingetragen ist, wobei das Gruppenrecht für die Nicht-Stammschule enternt wird).
Sollte ein Postfach länger als 6 Monate keiner Institution zugeordnet, aber noch in Verwendung sein,
wird der Benutzer per E-Mail benachrichtigt, dass er sich an seinen Kustos wenden soll, damit dieser
das Postfach erneut seiner Institution zuordnet. Sollte diese Zuordnung innerhalb von 12 Wochen nicht
erfolgen, wird das Postfach ebenfalls für 4 Wochen gesperrt und anschließend gelöscht.
3.9 User-Verwaltung - User löschen
User können grundsätzlich nur zentral gelöscht werden. Sie können diese Funktion nur bei der Anlage
eines neuen Users verwenden (zB bei Falschanlage).
Klicken Sie auf den Button "User löschen" um einen User zu löschen. Bestätigen Sie die
Sicherheitsabfrage, wenn Sie den User wirklich löschen wollen.
Zu einem späteren Zeitpunkt kann ein User nur noch über die Aufhebung des Schulzuordnung
von Ihnen gelöscht werden (siehe 3.8 ), bzw. bei mehrmonatiger Inaktivität des Postfaches.
